Política de privacidad | Culligan Colombia

Valoramos tu privacidad y queremos que comprendas cómo recopilamos, utilizamos y divulgamos tus datos personales. Esta Política de Privacidad describe nuestras prácticas con respecto a tus datos personales cuando interactúas con nosotros, ya sea a través de nuestros sitios web, productos, servicios u otros medios.

1. Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por el grupo Culligan y sus subsidiarias QUALITY WATER SERVICE COLOMBIA SAS – HIDROSPOT SAS en adelante “La Compañía”.

2. Alcance

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la Compañía, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para La Compañía.

4. Responsable del Tratamiento
QUALITY WATER SERVICE COLOMBIA SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900.659.017-9, con domicilio principal en la Calle 72 # 7 – 64 Ofc 501 de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página web: www.culligan.co, Teléfono: 3133602110, en la ciudad de Bogotá, correo electrónico: [email protected].

HIDROSPOT SAS, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900.278.155-1, con domicilio principal en la Calle 72 # 7 – 64 Ofc 501 de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página web: www.culligan.co, Teléfono: 3133602110, en la ciudad de Bogotá, correo electrónico: [email protected].

5. Datos que recopilamos sobre ti

Podemos recopilar diferentes tipos de datos personales sobre ti, incluyendo:

Datos de Identidad: nombre, nombre de usuario, fecha de nacimiento, etc.
Datos de contacto: dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono, etc.
Datos Financieros: detalles de la cuenta bancaria, detalles de la tarjeta de pago, etc.
Datos de Empleo: cargo, nombre del empleador, etc. También podemos recopilar Categorías Especiales de Datos Personales (como información sobre tu salud, origen racial o étnico, creencias religiosas, etc.) e información sobre condenas penales y delitos.

Si no proporcionas datos personales

Si necesitamos recopilar datos personales por ley, o en virtud de un contrato que tengamos contigo, y no proporcionas esos datos cuando se te solicitan, es posible que no podamos cumplir con el contrato que tenemos o estamos tratando de celebrar contigo (por ejemplo, para proporcionar bienes o servicios). En este caso, es posible que tengamos que cancelar un producto o servicio que tengas con nosotros, pero te notificaremos si este es el caso.

6. Cómo recopilamos datos personales

Utilizamos diferentes métodos para recopilar datos de y sobre ti, incluyendo a través de:

Interacciones directas: Puedes proporcionarnos tus Datos de Identidad, Contacto, Financieros y de Empleo al completar formularios o contactarnos por correo electrónico, teléfono, correo postal u otros medios. Esto incluye datos personales que nos proporcionas cuando:

Te registras para recibir nuestro boletín;
Solicitas productos o servicios;
Nos dejas tu tarjeta de presentación;
Nos proporcionas un currículum vitae; o
Nos das tus comentarios o participas en encuestas.
Tecnologías automatizadas o interacciones: Cuando interactúas con nuestros sitios web, podemos recopilar automáticamente Datos Técnicos sobre tu equipo, acciones de navegación y patrones. Recopilamos estos datos personales mediante el uso de cookies, registros de servidor y otras tecnologías similares. También podemos recibir Datos Técnicos sobre ti si visitas otros sitios web que utilizan nuestras cookies. Para obtener más información, consulta nuestra política de cookies.

Terceros o fuentes de acceso público: También podemos recibir datos personales sobre ti de diversas fuentes públicas o comerciales.

7. Cómo utilizamos tus datos personales

Sólo utilizaremos tus datos personales cuando la ley nos lo permita. Normalmente utilizaremos tus datos personales en las siguientes circunstancias:

Cuando necesitemos cumplir el contrato que estamos a punto de celebrar o hemos celebrado contigo;
Cuando necesitemos cumplir con una obligación legal o regulatoria. Podemos procesar tus datos personales para los siguientes fines:
Gestionar nuestra relación contigo, incluyendo:
- notificar cambios en nuestra política de privacidad;
- pedirte que dejes una reseña o respondas a una encuesta.
Gestionar tu registro como cliente en nuestra base de datos.
Gestionar y proteger nuestro negocio y nuestro sitio web (incluida la resolución de problemas, el análisis de datos, las pruebas, el mantenimiento del sistema, el soporte, la elaboración de informes y el alojamiento de datos).
Proporcionar contenido y publicidad relevantes en nuestro sitio web y medir o comprender la efectividad de la publicidad que te ofrecemos.
Utilizar análisis de datos para mejorar nuestro sitio web, productos/servicios, marketing, relaciones con los clientes y experiencias.
Hacerte sugerencias y recomendaciones sobre bienes o servicios que puedan interesarte. Podemos utilizar tus datos personales para otros fines, pero te notificaremos en el momento de recopilar los datos relevantes y siempre con tu consentimiento, si es necesario.

8. Tratamiento y Finalidad

El tratamiento que realizará La Compañía con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación para las siguientes finalidades:

8.1. Base de datos de vídeo vigilancia:

Dar cumplimiento a los compromisos de seguridad que adquirió la compañía con los posibles clientes, clientes activos, contratistas, proveedores, colaboradores y accionistas.
Registro de control de acceso a las instalaciones por medio de cámaras de video vigilancia, con el fin de salvaguardar la seguridad de las personas y los bienes que se encuentran al interior de las instalaciones.
Verificación en caso de incidentes y por temas de seguridad
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

8.2. Base de datos de proveedores:

Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la compañía con los contratistas y/o proveedores de acuerdo a los productos y servicios contratados.
Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en las políticas de contratación de la organización.
Indagar y evaluar sobre la calidad del servicio que nos ofrecen los contratistas y/o proveedores.
Solicitar cotizaciones sobre los productos o servicios a adquirir.
Información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza la compañía.
Para dar cumplimiento del contrato;
Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y tus intereses y derechos fundamentales no anulen esos intereses;
Ampliar el portafolio de proveedores,
Realizar pagos a proveedores.
Crear una base de datos de proveedores con la información recolectada y luego compartirla con contabilidad para poder dar inicio a la relación contractual con el nuevo proveedor.
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

8.3. Base de datos de clientes:

Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la compañía con los posibles clientes y clientes activos en el contrato de prestación de servicios.
Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de la organización.
Indagar sobre la calidad del servicio que presta la compañía.
Estudiar internamente los hábitos de consumo de los bienes y servicios que ofrece y presta la compañía y en general cumplir los propósitos y fines institucionales.
Información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza la compañía.
Envío facturación electrónica por la prestación del servicio.
Envío de información sobre sus cuentas por pagar por el servicio prestado.
Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y tus intereses y derechos fundamentales no anulen esos intereses;
Gestionar la relación con el cliente, incluyendo: a)notificar cambios en nuestra política de privacidad; b) pedirte que deje una reseña o responda una encuesta; c) Gestionar su registro como cliente en nuestra base de datos; d) Gestionar y proteger nuestro negocio y nuestro sitio web (incluida la resolución de problemas, el análisis de datos, las pruebas, el mantenimiento del sistema, el soporte, la elaboración de informes y el alojamiento de datos); e) Proporcionar contenido y publicidad relevantes en nuestro sitio web y medir o comprender la efectividad de la publicidad que ofrecemos; f) Utilizar análisis de datos para mejorar nuestro sitio web, productos/servicios, marketing, relaciones con los clientes y experiencias; g)Hacerte sugerencias y recomendaciones sobre bienes o servicios que puedan interesarle.
Generar contratos de servicio
Gestionar encuestas de satisfacción
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

8.4. Base de datos de empleados:

Dar cumplimiento a los compromisos que adquirió la compañía con los colaboradores en el contrato de trabajo.
Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en las políticas y procedimientos de la organización.
El uso de imágenes para el carnet del trabajador, para uso en el material corporativo de la compañía.
Información sobre convenios, alianzas, contenidos que realiza la compañía.
Envío de información referente a los pagos realizados por la compañía al colaborador
Enviar al outsourcing contable toda la información referente al proceso de nómina y contratación
Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y tus intereses y derechos fundamentales no anulen esos intereses;
Uso de imágenes para publicidad en las redes sociales de la Compañía, captura de imágenes y videos de las fiestas de fin de año para uso de material corporativo de la compañía y (en octubre y diciembre fotos de los menores de edad hijos de los empleados dentro de los eventos especiales de los niños), estos serán compartidos dentro de los Grupos internos de la Compañía. correo electrónico corporativo, whatsapp corporativo o al autorizado por el empleado.
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

8.5. Base de datos de Freelance:

Gestionar los permisos para hacer mantenimientos a los dispensadores de agua de los clientes
Envíar los insumos para los mantenimientos de los dispensadores al domicilio o sitio de trabajo.
Pago de cuentas cobro
Crear la base de datos de freelance y verificar cobertura del servicio
Enviar invitaciones para la asistencia de las capacitaciones
Evaluar el servicio prestado
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

– Tratamiento de Datos Sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

– Autorización especial de datos personales sensibles:

La Compañía informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, la Compañía, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.

Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos y servicios. Los exámenes médicos trimestrales obligatorios de los empleados y contratistas se transmiten al cliente que lo solicite para el cumplimiento del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo.

9. Divulgación de tus datos personales

Podemos compartir tus datos personales con las partes mencionadas a continuación para los fines establecidos en la tabla “Cómo utilizamos tus datos personales” anteriormente.

Las terceras partes a las que podemos transmitir y transferir tus datos personales incluyen:

Empresas del Grupo Culligan.
Proveedores de servicios que brindan servicios de TI y sistemas.
Proveedores de servicios que brindan servicios de gestión y cumplimiento de pedidos.
Profesionales de contabilidad, auditoría y consultoría.
Proveedores de servicios que brindan servicios de almacenamiento y archivo de datos.
Proveedores de servicios que brindan servicios de marketing y publicidad.
Proveedores de servicios que brindan servicios de análisis de datos.
Autoridades fiscales, regulatorias y otras que pueden requerir informes de actividades de procesamiento bajo ciertas circunstancias. Podemos compartir tus datos personales con terceros para cumplir con una obligación legal, para hacer valer nuestros acuerdos, derechos y propiedades, o para proteger los derechos, propiedades o seguridad de la Compañía, nuestros clientes u otros. Esto incluye el intercambio de información con otras empresas y organizaciones con el fin de protección contra fraudes y reducción del riesgo crediticio.

Exigimos a todas las terceras partes que respeten la seguridad de tus datos personales y que los traten de acuerdo con la ley. No permitimos que nuestros proveedores de servicios utilicen tus datos personales para sus propios fines y solo les permitimos procesar tus datos personales para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

10. Transferencias internacionales

Podemos transferir tus datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Si lo hacemos, nos aseguraremos de que tus datos personales reciban la misma protección que si se estuviera procesando dentro del EEE.

En efecto, a menos que se apliquen disposiciones adecuadas de protección de datos, solo transferiremos datos personales fuera de Colombia si se cumple una de las siguientes condiciones:

el país de destino garantiza un nivel adecuado de protección de datos personales;
hemos acordado medidas adecuadas de protección de datos con el destinatario;
existe una exención específica en la ley que nos permita transferir los datos personales; o
La transferencia es necesaria para la ejecución de un contrato entre tú y nosotros, o para la implementación de medidas precontractuales adoptadas a tu solicitud. Puedes obtener más información sobre estas medidas poniéndote en contacto con nosotros.

11. Seguridad de datos

Hemos implementado medidas de seguridad para evitar que tus datos personales se pierdan, utilicen o accedan de manera no autorizada, alteren o divulguen. Además, limitamos el acceso a tus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otras terceras partes que tengan una necesidad comercial. Solo procesarán tus datos personales según nuestras instrucciones y estarán sujetos a un deber de confidencialidad.

Hemos implementado procedimientos para tratar cualquier sospecha de violación de datos personales y te notificaremos a ti y a cualquier regulador aplicable de una violación cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

12. Retención de datos

Retendremos tus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que los recopilamos, incluyendo para fines de cumplimiento legal, contable o de informes.

Para determinar el período de retención apropiado para los datos personales, consideramos la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por un uso no autorizado o divulgación de tus datos personales, los fines para los cuales procesamos tus datos personales y si podemos lograr esos fines a través de otros medios, y los requisitos legales aplicables.

En algunas circunstancias, podemos anonimizar tus datos personales (para que ya no puedan asociarse contigo) para fines de investigación o estadísticos, en cuyo caso podemos usar esta información indefinidamente sin previo aviso.

13. Tus derechos legales como titular de la información

Tienes derechos bajo las leyes de protección de datos en relación con tus datos personales a:

Solicitar acceso a tus datos personales.
Solicitar conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Solicitar la eliminación de tus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Oponerte al procesamiento de tus datos personales.
Solicitar la restricción del procesamiento de tus datos personales.
Solicitar la transferencia de tus datos personales.
Retirar el consentimiento. Si deseas ejercer alguno de los derechos establecidos anteriormente.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

No tendrás que pagar una tarifa para acceder a tus datos personales (o para ejercer alguno de los otros derechos). Sin embargo, podemos cobrar una tarifa razonable si tu solicitud es claramente infundada, repetitiva o excesiva. Alternativamente, en estas circunstancias y dependiendo del caso particular, podemos negarnos a cumplir con tu solicitud.

Es posible que necesitemos solicitar información específica de tu parte para ayudarnos a confirmar tu identidad y garantizar tu derecho a acceder a tus datos personales (o para ejercer cualquiera de tus otros derechos). Esta es una medida de seguridad para garantizar que los datos personales no se divulguen a ninguna persona que no tenga derecho a recibirlos. También es posible que nos comuniquemos contigo para solicitar más información relacionada con tu solicitud para acelerar nuestra respuesta.

14. Lo que podemos necesitar de ti

15. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

El área de servicio al cliente será la encargada de la atención de consultas y reclamos y será la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Los canales que la compañía tiene dispuestos para recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos son:

– Correo electrónico: [email protected]
– Dirección: Calle 72 # 7 – 64 Ofc 501 de la ciudad de Bogotá
– Móvil: 3133602110

16. Procedimiento para el ejercicio del derecho de Hábeas Data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales de la Compañía presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
Medios para recibir respuesta a su solicitud,
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información)
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Podemos actualizar esta política de privacidad de vez en cuando. Consulta esta página regularmente para mantenerte al día con cómo protegemos tus datos personales.

Es importante que los datos personales que tenemos sobre ti sean precisos y estén actualizados. Por favor, infórmanos si tus datos personales cambian durante tu relación con nosotros.

17. Vigencia:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de agosto del 2024.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla esa finalidad y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Fecha de publicación 15/08/2024
Versión 1.0 – Observaciones – Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos.
Versión 2.0 – Observaciones – Modificación: Adición de finalidades y adición de bases de datos.